Le FEC et la TVA

Les entreprises françaises ont de nombreuses obligations comptables vis-à-vis des différentes administrations de l’État. Ils doivent, entre autres, tenir un fichier des écritures comptables (FEC). Lors d’un contrôle, l’entreprise doit être en mesure de fournir à l’administration fiscale les écritures comptables.

Qu’est-ce que le FEC ?

Le fichier des écritures comptables est un document dématérialisé qui rassemble l’ensemble des données comptables et des écritures de l’entreprise pour un exercice.

Les entrées du fichier sont classées par ordre chronologique. Ce fichier doit utiliser un format qui rend les modifications irréversibles et qui empêchent toute modification ou suppression. Il est donc important d’utiliser uniquement un logiciel qui respecte les normes comptables.

La création d’un fichier d’écritures comptables se réalise en deux phases : la saisie en mode brouillard et la validation comptable.

 

L’écriture en mode brouillard d’une ligne comptable

Lorsque l’utilisateur insère un élément dans le fichier, il peut le modifier tant qu’il n’est pas encore validé. Cela lui permet de faire des modifications si nécessaire avant que l’écriture soit irrémédiablement finale. Dans le cas d’un contrôle, il est possible qu’on vous demande les fichiers en mode brouillard.

 

La validation comptable

Lors de cette phase, l’utilisateur va valider l’ensemble des écritures qu’il a réalisé dans le logiciel comptable. Les écritures ne peuvent plus être modifiées après la validation. Selon le plan comptable général, les écritures validée doivent être insérées dans le livre journal au moins une fois par mois.

Le fichier des écritures comptable est généralement exporté et codé en XML. Conformément à l’article L. 47 A, chaque entrée du journal doit comprendre au minimum 18 informations obligatoires :

– Le code journal de l’écriture comptable. c’est un champ alphanumérique.
– Le libellé journal de l’écriture comptable. C’est un champ alphanumérique.
– Le numéro sur les séquences continues de l’écriture comptable (champ alphanumérique).
– La date de la comptabilisation de l’écriture comptable. Ce champ doit être une date.
– Le numéro de compte (les trois premiers caractères sont des chiffres qui doivent respecter les normes françaises). C’est un champ alphanumérique.
– Le libellé de compte. C’est un champ numérique.
– Le numéro de compte auxiliaire (qui peut être vide). C’est un champ alphanumérique.
– Le libellé de compte auxiliaire (facultatif). C’est un champ alphanumérique.
– La référence de la pièce justificative (champ alphanumérique).
– La date de la pièce justificative (date)
– Les libellés de l’écriture comptable (numérique)
– Le montant débit (chant numérique)
– Le montant au crédit (champ numérique)
– Les lettrages de l’écriture comptable (facultatif). C’est un champ numérique.
– La date du lettrage (facultatif). C’est une date.
– La date de validation de l’écriture (date).
– Le montant en devise (facultatif). C’est un champ numérique uniquement.
– L’identifiant de la devise (facultatif). C’est un champ alphanumérique.

 

Comment avoir un fichier FEC aux normes ?

L’ensemble des logiciels de comptabilité que l’on trouve sur le marché sont tous aux normes comptables françaises. Les logiciels les plus connus sont SAP, Aage, ciel, EBP, Cegid, Quadratus, Divato Infinity…
Si vous utilisez les services d’un expert-comptable, il vous livrera des fichiers aux normes.
En cas de doute, vous pouvez vérifier qu’un fichier des écritures comptables est valide avec un outil en ligne fournit par la direction générale des finances et des impôts disponible sur github.

Pourquoi l’administration fiscale utilise-t-elle le fichier FCE pour contrôler la TVA ?

Le fichier des écritures comptables est particulièrement efficace pour mettre en lumière des fraudes à la TVA. Le contrôle fiscal peut être réalisé sur place. Dans ce cas le FEC doit être remis immédiatement à l’agent. Dans le cas d’un contrôle fiscal à distance, l’entreprise dispose de 15 jours pour donner son FEC.

Avec le fichier des écritures comptables, l’administration fiscale peut facilement détecter de nombreuses anomalies :

• choix d’un mauvais taux de TVA (TVA à 5,5 à la place de TVA à 20 %)
• non application de la TVA sur certaines écritures
• récupération de TVA sur des écritures n’y donnant pas droit

En cas de problème avec le fichier des écritures comptables, ou si celui-ci n’est pas transmis en temps voulu, l’entreprise risque une amende de 5000 €. Si le contrôle fiscal se fait pour plusieurs exercices comptables, il est possible d’avoir une amende pour chaque exercice. Aussi, si l’agent procède à un redressement fiscal, il peut remplacer cette amende par la une majoration de 10 % sur les droits mis à la charge de l’entreprise.