Le livret d’accueil en entreprise : notre guide

Bien accueillir un nouveau salarié dans l’enceinte de son entreprise est souvent quelque chose qui n’est pas préparé à l’avance.

Pourtant, il est essentiel que le nouveau venu se sente chez lui et comprenne rapidement les règles et les valeurs de l’entreprise. C’est pour ça qu’il est important pour l’équipe des ressources humaines de créer un livret d’accueil qui puisse aider le salarié à bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise.
C’est un document encore plus indispensable pour les salariés qui vont travailler à distance.

Il va permettre de gagner du temps en expliquant le fonctionnement détaillé de la structure et en répondant à la majorité des questions des nouveaux employés. Il doit rendre les nouveaux employés rapidement opérationnels. Enfin, il permet de faire passer les valeurs et l’image de l’entreprise.

Le livret d’accueil doit être transmis au salarié dès son premier jour de travail. Il est généralement identique pour tous les salariés, quel que soit leur poste. Néanmoins, pour un CDD ou un intérimaire, le livret d’accueil est parfois adapté avec des informations en plus ou en moins.

Le livret d’accueil ne doit pas être confondu avec le règlement intérieur. Le règlement intérieur va fixer des règles au niveau de la discipline, de la sécurité et de l’hygiène. Le règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Il n’existe aucune réglementation et obligation pour le livret d’accueil.

 

 

Le contenu du livret d’accueil

Les livret d’accueil doivent être faciles à lire et à comprendre. C’est aussi l’un des premiers documents officiels que le salarié aura à sa disposition. Il est donc important de bien le soigner car il transmet l’image de l’entreprise.
Le livret est généralement un objet physique, c’est-à-dire imprimé sur du papier. Mais, de plus en plus, les entreprises utilisent un livret d’accueil digital.

Un livret d’accueil est généralement divisé en cinq parties:
–  un message d’accueil avec parfois un mot des dirigeants
–  une présentation de l’entreprise, de son activité et de sa culture
–  une partie sur le fonctionnement de l’entreprise et ses règles
–  une partie sur les droits et les bénéfices des salariés
– des informations pratiques liées au cadre de travail

L’entreprise va changer et va évoluer au cours du temps, il faut donc mettre régulièrement le livret d’accueil à jour pour qu’il reste pertinent.

Le mot d’accueil de l’entreprise

Cette partie va permettre de souhaiter la bienvenue aux nouveaux salariés. Il peut être écrit de manière non nominative, de la part de toute l’entreprise. Il est aussi souvent écrit directement par le PDG de l’entreprise ou un haut responsable.

La présentation de l’entreprise

La présentation de l’entreprise permet de parler de son histoire, de ses fondateurs mais aussi de ses activités.

Des informations sur l’organisation de la structure sont données avec parfois un organigramme ou même un trombinoscope.
Enfin, il y a toujours un texte sur la culture de l’entreprise, sa vision et ses valeurs.

Le fonctionnement et les règles dans la société

Cette partie permet d’expliquer le fonctionnement de l’entreprise et ce qui est attendu du salarié. Sont précisées entre autres: les horaires  de travail, les règles pour les demandes de congés, les moyens de communication à l’intérieur de l’entreprise…

Les règles de sécurité et de santé ainsi que les explications sur le travail à distance ou le home office peuvent aussi être précisées.

Les droits et les bénéfices des salariés de l’entreprise

Cette partie peut préciser les mêmes règles d’hygiène et de sécurité qui sont présentes dans le règlement intérieur. On y trouve également des informations sur les primes et les heures supplémentaires ainsi que les frais professionnels.

Une partie sur la promotion dans l’entreprise, la mobilité interne et la formation continue aura également sa place ici.
La mutuelle de l’entreprise et les organismes choisis vont être précisés dans cette partie avec éventuellement le détails des prestations fournies.
En complément, il est possible de parler des comptes épargne temps, de la participation et de l’intéressement si ces avantages salariales existent.

Les informations pratiques

La dernière partie du livre d’accueil détaille des informations lié au cadre de travail. À qui faut-il s’adresser pour obtenir des fournitures de bureau ? L’entreprise possède-t-elle une cafétéria ? L’entreprise est-elle bien desservie par les transports en commun ? Comment les transports sont-ils remboursés ? Comment contacter les représentants du personnel ?
Certains livrets d’accueil propose aussi un plan d’accès et un plan de l’entreprise et de ses environs (avec par exemple les restaurants et les activités).
Il faut noter que dans de nombreux livrets d’accueil, les informations pratiques et les informations sur les bénéfices des salariés sont regroupées ensembles.

 

 

La présentation et la mise en forme du livret d’accueil

Comme il sera lu par tous chaque salarié de l’entreprise, qu’il soit décisionnaire ou simple exécutant, le livret doit être général et facile à lire. Il doit être attractif et ne doit pas comporter d’informations inutiles. Il est préférable d’utiliser des images et des schémas le plus souvent possible.
Il doit respecter le code couleur et les valeurs de l’entreprise.

Concernant le format du livre d’accueil, il est souvent présenté sous format A5 ou A4. Il peut être donné sous format papier ou sous format numérique en pdf.

 

 

Pourquoi utiliser un livret papier plutôt qu’un livret d’accueil digital ?

Le livret d’accueil est l’un des premiers contacts que le salarié va avoir avec la structure. Il est donc important de lui fournir le plus tôt possible. Avec un livret d’accueil en format papier, il est possible d’en avoir plusieurs copies d’avance et de lui donner des son arrivée. Cela peut permettre de de s’occuper, le temps que son poste de travail ou sa boîte e-mail soient opérationnels.

Le livret d’accueil digital, si il est écologique, ne pourra pas toujours être lu rapidement par les nouveaux employés, notamment si ceux-ci n’ont pas accès à un ordinateur à leur arrivée.

 

 

Le kit de bienvenue, un plus non négligeable

Certaines entreprises, le plus souvent des entreprises de grande taille, accompagnent le livret d’accueil d’un kit de bienvenue.
Le kit de bienvenue va permettre de donner aux salariés des objets indispensables pour le travail mais c’est aussi un moyen de marketer votre entreprise auprès des nouveaux arrivants et de renforcer la cohésion d’équipe. Le salarié va tout de suite se sentir chez lui dans sa nouvelle maison.

Le kit de bienvenue va comporter des objets aux couleurs de l’entreprise comme par exemple des vêtements, des stylos, un carnet de notes, une clé usb, un mug ou encore un tapis de souris.
Il est possible d’y mettre un badge pour entrer dans les locaux ou pour le parking de l’entreprise. Le manager peut également y ajouter un petit mot d’accueil personnalisé écrit à la main.
Bien sûr, si vous donnez un kit de bienvenue, vous pouvez y insérer le livret d’accueil.

Les start-up et les entreprises américaines de la Silicon Valley sont les plus créatives dans l’élaboration des kits de bienvenue pour fidéliser les meilleurs talents, dès leur arrivé.