Quel est le rôle d’une assemblée générale ordinaire (AGO) ?

L’assemblée générale ordinaire (AGO) est un moment clé dans la vie d’une société. Elle permet aux actionnaires de se prononcer sur les décisions importantes concernant l’avenir de l’entreprise. L’AGO a lieu chaque année, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Vous êtes actionnaire et vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement et le rôle de l’assemblée générale ordinaire ? Nous vous expliquons tout !

Comment se déroule et quelle est l’organisation de l’assemblée générale ordinaire (AGO) ?

Véritable temps fort de la vie d’une entreprise, l’AGO permet aux actionnaires de se réunir pour évoquer et statuer sur les affaires courantes de leur société. L’assemblée générale ordinaire est la réunion annuelle obligatoire des actionnaires ou associés d’une société dans le but notamment d’approuver les comptes annuels. L’AGO a généralement lieu une fois par an et doit être réalisée dans un délai maximum de six mois après la clôture de l’exercice comptable. C’est alors l’opportunité pour la direction de communiquer sur les résultats comptables, d’exposer la stratégie à venir ainsi que toutes questions soumises à approbation des actionnaires.Les modalités de convocation à l’AGO sont définies par le dirigeant, avec un délai légal minimum de 15 jours pour les SARL/EURL. La convocation doit comporter l’ordre du jour ainsi que les résolutions proposées.

La préparation de l’AGO débute plusieurs semaines avant la tenue de cette dernière avec le processus d’envoi de convocation aux futurs participants. S’agissant du quorum, il dépendra de la forme sociale adoptée par la société pour permettre une issue favorable en cas de vote. En général, les résolutions à soumettre sont votées à la majorité absolue. Si aucune majorité ne se dégage, il est possible d’organiser une deuxième session. L’ordre du jour a une importance capitale en droit des sociétés car tout sujet non mentionné sur celui-ci ne pourra faire l’objet d’un vote valable.

La logistique entourant l’organisation de l’AGO revêt également une importance considérable dans la perspective d’un bon déroulement des opérations. Le lieu retenu doit être facilement accessible aux participants et disposer d’une superficie suffisante au regard du nombre d’intervenants attendus. Par ailleurs, le recours aux nouvelles technologies est vivement encouragé afin de favoriser la participation des actionnaires à distance grâce notamment aux outils de visioconférence qui ont pris une place prépondérante ces dernières années.

Le jour J, un président de séance est désigné pour diriger les débats et garantir le respect scrupuleux de l’ordre du jour énoncé en amont. Les actionnaires présents peuvent poser toutes questions qu’ils jugent utiles et voter sur les différentes résolutions soumises au vote.Les décisions prises peuvent faire l’objet d’un vote classique (main levée) ou électronique afin d’accroître l’efficacité du vote. A l’issue des votes lancés durant cette AGO, un procès-verbal est établi afin d’assurer une traçabilité des échanges effectués au cours de cette AG et des décisions adoptées par voix votante (et éventuellement constatation). Ce document est obligatoire et doit être transmis au greffe dans un délai maximum six mois après la tenue de l’AGO.

A noter qu’il existe certaines différences entre l’AGO des sociétés et celle des associations tant sur le fond que sur la forme en matière notamment d’objectif, réglementation applicable ou composition des membres.

Quels sont les rôles et objectifs principaux de l’AGO ?

De manière générale, le principal objectif de l’assemblée générale ordinaire est d’informer les actionnaires de la santé financière de l’entreprise. Dans ce cadre, le rapport annuel, comprenant notamment les états financiers audités, est présenté et discuté. Cette présentation donne généralement lieu à un débat sur la stratégie et les projets de développement futurs. Les actionnaires ont ainsi une vue d’ensemble sur la direction prise par l’entreprise. Parmi ses autres principaux objectifs, on peut également citer la validation des comptes annuels et l’élection des membres du conseil d’administration, qui contribuent à assurer la transparence financière.

Un autre rôle majeur de l’AGO est d’entériner l’affectation des bénéfices. Les actionnaires se prononcent sur la proposition émise par le conseil d’administration concernant la distribution de dividendes. Ce vote est important car il détermine directement la rémunération des actionnaires et reflète la performance économique de l’entreprise. Par ailleurs, l’AGO permet le renouvellement des mandats des administrateurs ou la nomination de nouveaux membres au sein du conseil.

Enfin, l’AGO est un outil de contrôle et de transparence. Elle permet aux actionnaires d’interroger le directeur général sur certains aspects plus quotidiens de la gestion de l’entreprise et s’assure que celle-ci respecte bien ses engagements à caractère éthique et réglementaire. Ce contrôle est essentiel pour maintenir la confiance des investisseurs dans l’entreprise.

Règles et procédures légales de l’AGO

Bien que la tenue d’une assemblée générale ordinaire (AGO) soit un rendez-vous primordial pour la vie d’une entreprise, notamment pour les décisions prises par les actionnaires, l’AGO doit cependant se dérouler dans le respect de règles et procédures légales afin d’assurer une transparence et une équité dans le processus décisionnel. Voici les points essentiels à savoir pour une AGO en conformité avec la loi :

• Le code de commerce en France impose la communication des documents préparatoires aux actionnaires au moins quinze jours avant la date de l’AGO.
• L’AGO ne peut être valable que si le quorum est atteint, c’est-à-dire le nombre minimum d’actionnaires présents ou représentés.
• La majorité simple est généralement requise pour les décisions prises lors de l’assemblée générale ordinaire, sauf pour quelques points qui peuvent nécessiter une majorité qualifiée.
• Il est également utile de connaître les différences entre AG ordinaires et extraordinaires, puisque ces dernières concernent des modifications statutaires.
• En cas de non-respect des règles de convocation ou de vote, l’assemblée ainsi que les décisions prises seraient déclarées nulles et entraîneraient des sanctions financières.
• Afin d’éviter toute contestation ultérieure, il est essentiel de respecter les délais légaux pour la convocation et l’organisation de l’AGO.
• Pour qu’elle puisse délibérer valablement, l’assemblée doit informer les actionnaires de son ordre du jour ainsi que des questions soumises au vote. Ils doivent disposer de suffisamment de temps pour examiner les documents présentés à l’assemblée générale ordinaire et pour préparer leurs interventions, voire tout autre élément utile à leur vote.
• Le non-respect de ces procédures comporterait le risque d’annuler toutes les décisions prises lors de l’AGA. Cela pourrait avoir des conséquences néfastes sur la survie même de l’entreprise, notamment si un point essentiel était voté.

Pour qu’une AGO soit valide du point de vue légal, il convient donc impérativement de respecter les règles et procédures édictées par la loi applicable. Une prise décisionnelle équitable et transparente garantit une bonne gestion d’entreprise au bénéfice des actionnaires dans leur globalité.

Quelles sont les évolutions et tendances observées dans la tenue des AGOs ?

La transformation digitale a permis d’intégrer de nouvelles solutions à la tenue des assemblées générales ordinaires. De plus en plus d’entreprises se tournent vers des AGOs hybrides ou entièrement dématérialisées, favorisant ainsi la participation des actionnaires où qu’ils soient dans le monde. Cette tendance a été renforcée par la crise sanitaire liée à la COVID-19, qui a amené de nombreuses sociétés à repenser leur façon d’interagir avec leurs investisseurs.

Le développement de plateformes sécurisées de vote électronique et de visioconférence a contribué à démocratiser l’accès à l’AGO, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des échanges. Ces outils permettent également une traçabilité accrue et une analyse fine des données issues des votes, facilitant ainsi le reporting post-AGO. L’expertise croissante d’experts-comptables en matière de suivi et de contrôle du bon déroulement de l’AGO ainsi que la dématérialisation pour convocation et vote en ligne font partie des autres tendances notables observées.

Parallèlement, les enjeux environnementaux et sociétaux prennent une place grandissante au sein des AGOs, en phase avec les préoccupations actuelles des citoyens et consommateurs. Les actionnaires sont davantage enclins à demander des comptes sur les politiques de développement durable et les engagements éthiques de l’entreprise. Cela oblige les sociétés à prendre en compte ces dimensions dans leur stratégie globale et à communiquer plus ouvertement sur leurs actions et leurs résultats.