La réunion en présentiel : quels avantages ?
Face à la crise sanitaire actuelle, le nombre croissant de réunions en vidéoconférence a mis en lumière un problème d’ordre psychologique : la « Zoom fatigue ».
Inventée par les médias américains lors du premier confinement, cette expression traduit la surcharge cognitive causée par les réunions en distanciel.
La communication face à un écran est en effet très différente de notre communication « naturelle ». Et bien que l’on ne s’en rende pas forcément compte, de nombreux petits détails perturbent notre système nerveux et provoquent un sentiment de stress ou de fatigue.
Par ailleurs, les réunions sont un moment privilégié pour se retrouver entre collègues. Il est donc fondamental de maintenir quelques réunions en présentiel, afin de ne pas essouffler la dynamique de l’entreprise.
Les réunions en présentiel : renforcer la cohésion d’équipe
Si beaucoup de salariés ont apprécié le télétravail, nombre d’entre eux ont également affiché une certaine impatience à retourner au bureau.
Mais que ce soit par habitude ou pour « simplifier » l’organisation, certaines entreprises continuent aujourd’hui à tenir leurs réunions sous forme de vidéoconférences.
Pourtant, les réunions en présentiel sont un excellent moyen de renforcer la cohésion d’équipe au sein de l’entreprise.
Au cours d’une journée, il peut en effet être difficile pour les salariés de prendre le temps de discuter. Si certains se retrouvent pour une pause café ou pour déjeuner à midi, ce n’est pas nécessairement le cas de tout le monde.
Il s’agit pourtant d’un aspect fondamental au sein d’une entreprise : une bonne entente entre les salariés entraîne une augmentation de leur bien-être, et donc de leur productivité.
Les réunions sont alors un moment privilégié pour se retrouver. On prend un peu de hauteur sur son travail quotidien, on échange avec les collègues et l’on renforce la cohésion du groupe.
Il est d’ailleurs assez fréquent qu’une petite collation soit organisée à la fin. Elle permet de renforcer cet aspect convivial et d’apprendre à se connaître dans un cadre un peu plus décontracté.
Quand l’écran efface notre spontanéité
Lors d’une vidéoconférence, l’écran occulte une grande partie de notre communication non verbale.
Si un sourire ou une mimique peuvent habituellement suffire à faire passer un message, le distanciel nous oblige à faire davantage d’efforts.
Nous perdons ainsi notre spontanéité : finis, les petits clins d’œil complices aux collègues !
Pour remplacer les commentaires chuchotés à l’oreille du voisin, vous devez passer par le tchat privé ou les SMS. Pour exprimer votre accord, vous devez lever le pouce ou faire un grand signe de tête.
La caméra en gros plan sur votre visage vous oblige également à maintenir une attention constante.
Sans parler du micro qui ne marche pas ou de la connexion internet qui vous déconnecte toutes les 30 secondes !
Tous ces petits détails entraînent donc une surcharge cognitive, génératrice de stress et de fatigue.
Lors d’une réunion en présentiel, en revanche, la pression est beaucoup moins forte.
Vous pouvez laisser votre regard se perdre quelques secondes, acquiescer d’un léger signe de tête et communiquer de manière beaucoup plus naturelle.
Présentiel ou distanciel ? Tout est question d’objectif
Les réunions en présentiel présentent plusieurs avantages : moins de fatigue, moins de problèmes techniques et plus de convivialité.
Mais ce n’est pas pour autant qu’il faut bannir définitivement les vidéoconférences des entreprises !
Tout dépend de l’objectif de la réunion.
Dans certains cas, il sera plus simple et plus rapide d’organiser une vidéoconférence. À d’autres moments, le présentiel sera indispensable pour fédérer l’équipe autour d’un projet.
Quoi qu’il en soit, il est important de garder à l’esprit qu’un trop grand nombre de réunions peut entraîner une certaine lassitude et s’avérer contre-productif.
Certains sujets, par exemple, pourront être traités directement par mail.
L’essentiel est que l’organisation choisie s’adapte au mieux à l’objectif de la réunion.